【2024年第2期有一说一组稿】如何让“开会”不成为职工的负担？

【有一说一】

如何让“开会”不成为职工的负担？
◆由头

近日，一些单位的职工反映：都说新年新气象，可是职工觉得每年年初时都是会议最多的时候，国家一直提倡精简不必要的会议，职工却觉得企业的会议并没有减少。有的职工说：“有时一天要参加两三个会，会开完了，一天也过去了，没干的工作还得回家补。”有些单位打着精简会议的旗号采取大会“套”小会，以时间补数量，还有的单位说是精简会议时间，可是这个部门强调几点，那个部门提醒几点，时间就超时了。还有的单位视会议为“待遇”，随意扩大参会范围和规模等等。其实，参加会议的人员都是单位工作责任比较重要，工作量比较大的职工，这些职工看着手头积压的工作做不完，真是苦不堪言。你们单位是否也存在过这种状况，企业又是采取什么办法解决的呢？欢迎跟帖评说。
注：1.1月25日截稿。
2.直接跟帖。

  

不是重大的会议和上级需要传达的政策，文件、规章等可以通过内部渠道（内网，内部视频会议）传达即可，关于安全生产、重大需要开会决定的，可以把会议人数压缩，就能节省流程和时间。

“减负”要讲究方式方法


人的精力和时间是有限的，如何让每一天都将工作效能最大化呢？文山会海，一直是大家面临的绕不开的“困扰”。在现实工作之中，我们也一直想方设法破解这一“瓶颈”问题。因地制宜、因情施策，或许是最好的“法宝”。
一是必须开的重要会议一个也不能少。诸如安全生产警示会议、年终总结表彰会议，都具有非常重要的意义。时刻绷紧“安全至上”这根弦，是大家必须严守的“底线”。总结一年的工作得失，表彰先进，既能扬长避短又能鼓舞士气。
二是一般性的事务安排部署会议要创新载体。可以利用工作群传达会议精神，可以在内部网站进行提示提醒。只有能够入脑入心，就不必要太注重会议召开的形式了。
三是“同质化”的会议可以“打包”召开。每一个议题要简明扼要，不必“穿靴戴帽”。具体落实措施要“条目化”，注重可操作性。会议的质效要体现在“落到实处”上，就是忠诚组织，就是爱岗敬业，就是安全意识融入日常。

       作为企业一线员工，可以说是人人痛恨“会海”，人人无奈“会海”，可是“会海”为何还像“打不死的小强”一样屡禁不止，甚至搞变通、打折扣，换个马甲再来。究其原因，还是形式主义、官僚主义作祟，即“开会才算重视的老毛病未能根治。要想精简会议的数量，就需要提高会议的实效，通过“打包”这种形式开会、“拼会”的方式，进一步提高了开会效率，为管理人员减负。能通过其它方式解决的问题一律不开会；能控制会议规模的，开小会，尽量少开会，能不开的会坚决不开。会议要尽量安排与会议内容密切相关的人员参加，尽量减少参会人数。另外，召开会议要求主题明确、准备充分，议程具体、规范，发言讲话要紧扣主题，突出重点，言简意赅，让会议更加精简高效。

管理者要会开会
如何开好会，开有质量的会议，需要管理者用心去思考，我在担任副总经理，分管人力资源工作的那几年，对班组开会有着明确的要求。一是会议主题要切合实际，回应关切。我们每一次开会之前，要广泛听取大家意见，大家关心什么，工作中需要解决什么，都要去思考的，要让员工积极参与进来，避免出现你说你的，我做我的，不在一个频道上，甚至员工抵触开会，认为会议就是管理者体现权威，发号施令的平台或者形式，不愿参与，更不愿发言。二是开会形式需要讲究。我也了解到许多会议都是子啊会议室进行的，我想会议要着力解决问题，可以开现场会，大家针对出现的安全、质量、管理等诸多方面不足可以提出建议、意见。三是开会时间要控制好。多年来，我无论召集什么会议，原则上不超过一个小时，主张开短会，把握好会议节奏，减少废话，或者主题以外的话题，要让会议与会者始终围绕会议主题发表意见、看法。四是会议落实要迅速、坚定。我也了解到，许多会议有布置，为执行或者执行不到位，影响了员工对管理者的能力信任。因此，会议决定的事项，我们要坚决落实，及时反馈，确保每一次会议研究讨论的事项，事事有落实，事事让员工满意。这样更能调动员工的参与积极性，促进企业高质量发展。（涂怀军）

       我们单位过去也存在过会多这种状况，抓好减会这项工作不是小题大作，而是关系到工作作风的一件大事！后来单位将会议进行“打包”或者“拼会”的方式来减少会议。同时，为了提高了开会的效率，还“创新”出了下班之后开，或者休息的时候来开会，这样就可以长话短说，将长会缩短，从而做到把长会开短，把短会开好，避免开更多无谓无效的会，真正把会议作为落实精神，指导工作的重要手段。总之，我们应该少开会、开短会、开管用的会。

                         要从根源上杜绝耗时又费力会议
           开会是动员部署工作不可或缺的一项内容，上面千条线，下面一根针。在互联网+的新时代，要想把会议精神传达到每个人，落到具体行动上，组织人员层层开会，动员部署只是一种形式，利用微信工作群，把重要的事情说三遍，也是一种形式。在笔者看来，要想从根源上杜绝耗时又费力的会议，还得厘清会议服从效率，只有会议效率上去，耗时又费力的会议才会下来了。所以，不管是单位也好，还是部门也罢，在召集人员开会之前，一方面要算一算时间账，另一方面，要在会议内容上，合并同类项，能两会并一会的，绝不能把分开。另外，在召集开会人员上，也要有所考量，哪些人要参加，哪些人可以不参加，也要分一分，不能因为开会耽误了正常工作。如果领导在开会遇到分身无术时，也可找人代开会，回来照单汇报就行了。领导完全没必要所有会议都亲力亲为参加。最后，还想说得就是，会议内容要有条理性、逻辑性，让人一听就明白。切忌长篇大论，海阔天空，特别是领导在会议上讲大话、空话、假话，不要求讲者惜字如金，但也要捡重要的讲，要实事求是讲，让人一听就懂，就明白。否则，就会引起听者昏昏欲睡，哈欠连篇，得不偿失。我想，只要把会议安排好，把会议精神传达到人，就能达到开会效果，工作就能有力有序向前推进。

       年初，“会议”在企业可谓是日日有。如何开？如何开好？如何有效的贯彻落实到班组，是企业面临解决的问题。
       以前，在我的单位——河钢集团张宣科技，年初的会议不仅多而且频繁。可谓是集团开了厂矿开，车间开了班组开，让职工感觉开会成了管理人员和班组长的福利，因为他们可以把工作下派给下级。而一个萝卜一个坑的岗位职工就很反感这样的“会议”，也不愿意参加。近些年，张宣科技领导班子为解决“会议”带来的诸多弊端，不断下派人员，进行了大量的下基层、进班组、访职工的调研工作，本着为职工办好事、办实事的原则，通过“一会多容”、“精简人员”、“网络传达”和“文件落实等形式，既缩减了“会议”次数又保证了基层传到落实，深受广大职工的好评。
       “会议”就是为了传达，只要企业采取的形式、方法等得当有效，无论大小、多少都能起到它应有的作用。企业各级管理人员，在“会议”下要多做些文章，多为一线职工着想，应在“会议”上有所创新，那每年出的“会议”才更精彩、更出彩！（张宣科技.杨玉清）

我们在企业都遇到过通过开会来传到上级关于上上级关于上上上级的会议精神。不但每一级都有精神，而且每一级还都有要求。那么这个会该不该开？这其实就要看，我们为什么要开会？我个人认为，开会是非常必要的有有用的，这是需要肯定的。但是开会也是一个领导能力不足的表现。为什么要这么说，先说为什么开会时必要的，因为通过会议需要传达一些东西、需要商议一些东西、需要决策一些东西、需要部署一些东西，通过开会，开高效的会，是最好途径，人员集中、思想容易统一。但是会议就要开的有效果、目标明确。不是所有的都要通过开会来处理，一些重点、重大、重要的需要开会。否则我们会认为，把任何事情都放到开会上来解决的，就是一个无能的领导，他不懂得进行合理分配和有效规划。比如班前会班后会，每天都要开，因为要部署当日工作、要强调安全措施，要总结当天工作、回顾风险管控，这是有必要的，但是什么形式、多长时间、说点什么，就要因地制宜。